Softskill 6 Manajemen Waktu

Manajemen Waktu

Apakah manajemen waktu itu penting?

Bagi sekelompok orang, waktu adalah aset yang teramat penting bahkan untuk manusia modern, waktu sering disamakan dengan uang.

Begitu juga halnya dalam sebuah proyek, manajemen waktu adalah hal yang esensi.

Dapat dikatakan bahwa factor utama yang membedakan antara proyek dan kegiatan operasional adalah adanya keterbatasan waktu dalam suatu proyek, sementara kegiatan operasional bersifat berkelanjutan.

Keterbatasan waktu ini mencerminkan adanya misi khusus dan penting dalam setiap proyek. Sehingga pemenuhan target waktu menjadi tugas utama pengelola dan pemimpin proyek.

Manajemen jadwal yang perlu dilakukan oleh manajer proyek dan anggotanya

Input utama adalah WBS, yakni kesepakatan mengenai lingkup kerja proyek. Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan:

1.      Merinci berbagai kegiatan yang diperlukan untuk penyelesaian setiap paket pekerjaan secara lebih spesifik.

2.      Menentukan urutan atau logika proses penyelesaian pekerjaan sehingga estimasi waktu dapat diperoleh dengan lebih akurat namun realistis.

3.      Estimasi sumber daya (resources) yang akan melibatkan dan dipergunakan (money, materials, methods, machines) dalam rangkaian kegiatan tersebut.

4.      Estimasi target waktu perkegiatan dan mencari total durasi seluruh rangkaian kegiatan yg sering ditampilkan dalam sebuah diagram kegiatan proyek(network diagram) atau Precedence Diagraming Method (PDM).

5.      Menyusun dan finalisasi jadwal dalam bentuk gantt-chart atau time table.

6.      Mengendalikan dan menyesuaikan jadwal proyek.

Proses utama terkait manajemen waktu proyek

Pada tahap perencanaan:

Ø  Menyiapkan daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work packages).

Ø  Menyusun urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram, yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing aktivitas predesesor dan suksesor dalam proyek dapat digolonkan ke 4 pola hubungan yaitu:

            1. Finish-to-Start. Kegiatan A selesai kemudian dilanjutkan dengan kegiatan B.

            2. Finish-to-Finish. Kegiatan A selesai sehingga kegiatan B dapat selesai.

            3. Start-to-Start. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat dimulai.

            4. Start-to-Finish. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat selesai.

Ø  Keterkaian antara kegiatan A dan kegiatan B dapat terjadi karena sifatnya yang mandatory (hard logic), yakni kegiatan A secara teknis harus selesai sebelum kegiatan B dapat dimulai.

Ø  Teknik lain dalam manajemen waktu adalah leads (percepatan waktu) dan lags (waktu tunggu/perlambatan).

Ø  Berdasarkan daftar aktivitas, manajer proyek harus memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia, material dan peralatan.

Ø  Langkah berikutnya adalah mencari durasi proyek dengan membuat network diagram.

DAFTAR PUSTAKA:

Ø  K.C.CHAN, PETER ONG, DAN R.EKO INDRAJIT. Integrated project management. Yogyakarta: Andi; 2004.

Ø  Robert K. Wysocki, Robert Beck Jr, David B.Crane. Effective Project Management, Second Edition. Canada: John Wiley & Sons, Inc; 2000.